Základní pojmy
ProjektProjekt podle ISO 10006 (citace z normy):
„Projekt je jedinečný proces (soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy) sestávající z řady koordinovaných a řízených činností (nejmenší rozpoznatelná jednotka práce v procesu projektu) s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.”
Projekt podle Per Partes:
PROJEKT = Procesně organizované činnosti a zdroje řízené podél životního cyklu vedoucí k vytvoření unikátního produktu splňujícího požadavky zákazníka.
Projekt je proces organizovaný podél životního cyklu.
1. Projekt = proces. Zdroje a činnosti jsou organizovány v návaznosti na časové souvislosti a transformují vstupy na výstupy.
2. Projekt = řízený životní cyklus. Strategický plán jedinečného postupu na procesu slouží k řízení progresu (pokroku) s definovaným ukončením.
3. Projekt = vytvoření produktu. Cílem projektu je vytvořit výsledný produkt (službu) - nikoliv projektově řídit.
4. Projekt = řízení požadavků zákazníka. Požadavky zákazníka jsou převedeny do projektového produktu.
Program
Program je skupina na sobě závislých projektů, jejichž cíle jsou úzce provázané. Programem rozumíme hlavní projekt, který integračně řídí pod něj zařazené dílčí projekty tak, aby bylo dosaženo uceleného produktu programu synergicky složeného z výsledků dílčích projektů programu.
Projektové portfolio
Projektové portfolio je otevřená skupina vzájemně centrálně koordinovaných a podmíněných projektů a programů. Skupina je co do počtu otevřená v tom smyslu, že projekty jsou ukončovány a klouzavě v čase nové doplňovány. Řízení projektového portfolia je spojeno se vznikem nových a zánikem již uzavřených projektů a není omezeno v čase. Při hodnocení portfolia se vychází z toho, že individuální přínosy některého z projektů mohou být negativní, přesto je jeho provedení nutné pro úspěch celého portfolia. Hodnocení projektů není tedy možné bez kontextu na ostatní projekty portfolia. Kontext je vhodné dodat strategií celého portfolia formulující jednotlivé Business Case projektů.
Projektové portfolio zahrnuje veškeré projekty a programy, které se v organizaci realizují v daném čase. Se změnou času se může počet a skladba projektů a programů měnit. Portfolio je řízeno jako celek. Některé projekty realizované v rámci portfolia nemusí mít samostatně přínos, pokud je přínos realizován v rámci celého portfolia.
Projektové řízení (projektový management)
Řízení projektu (management projektu) podle ISO 10006 (citace z normy):
„K managementu projektu náleží
- plánování
- organizování
- sledování
- řízení
- předkládání zpráv
- přijetí nezbytných opatření k nápravě
u všech procesů managementu projektu, které jsou potřebné pro dosažení cílů projektu.”
Na projektu se uplatňují tři skupiny procesů a to procesy řídící, produktové a kontrolní. Všechny procesy projektu musí mít svého vlastníka s přiřazenými odpovědnostmi a pravomocemi, který je definován v organizační struktuře projektu. Za strategické řízení projektu odpovídá řídící výbor projektu reprezentovaný sponzorem projektu, za výkonné řízení vedení projektu reprezentované projektovým managerem.
Řízení projektů obsahuje:
- řízení integrace projektu
- řízení rozsahu projektu
- řízení času
- řízení nákladů
- řízení rizik a kvality (jakosti) projektu
- řízení lidských zdrojů
- řízení komunikace
- řízení obstarávání.
Projektové řízení probíhá na základě řízení procesů. Mimo řízení jakosti managementu procesů (kontrolní procesy) musí být řízen i postup tvorby produktu (produktové procesy) a procesy řídící zahrnující zejména řízení zdrojů v čase. Při řízení projektu jsou definovány řídící struktury s danou odpovědností a pravomocí.
Organizační struktura projektu
Organizační struktura projektu podle ISO 10006 (citace z normy):
„Organizační struktura projektu má být vytvářena ve shodě s požadavky a politikou zadávající organizace a ve shodě s konkrétními podmínkami projektu. Je přípustné například vyústění ve funkční nebo maticový typ organizační struktury. Při dělení pravomocí a odpovědností v rámci organizační struktury projektu je přípustné zohlednit rozdělení pravomocí a odpovědností v zadávající organizaci a její organizační strukturu.”
Projektový tým tvoří organizovaná projektová organizace a to obvykle:- řídící výbor projektu
- výkonný výbor projektu
- pracovní týmy na projektu.
U složitějších projektů nebo programů je součástí projektové organizace ještě projektová kancelář.
Projektový manager
Vedoucí projektu/projektový manager podle ISO 10006 (citace z normy):
„Vedoucí projektu je jednotlivec s přesně vymezenou odpovědností a pravomocí pro řízení projektu a pro zajištění, že bude systém managementu jakosti projektu vybudován, uplatněn a udržován. Pravomoci, kterými je pověřen vedoucí projektu, mají odpovídat přidělené odpovědnosti.”
Projektový manager provádí výkonné každodenní řízení projektu a odpovídá za jeho realizaci v souladu se smlouvou a rozhodnutími řídícího výboru. Z odpovědností a pravomocí vyplývají činnosti projektového managera.
Odpovědností projektového managera je:
- spolurozhodovat při jednáních řídícího výboru projektu
- operativně přiřazovat zdroje na činnosti projektu
- plánovat činnosti a postupy
- dodržet principy architektury projektu
- řídit požadavky na projektu
- řídit rizika a zajistit jakost projektu
- předkládat plnění k oponentuře / řídit oponenturu plnění.
Jeho pravomocí je:
- přenášet úkoly z řídícího výboru
- stanovovat činnosti a postupy
- využívat a hodnotit přidělené zdroje
- uzavírat požadavky
- přidělovat úkoly při přípravě předání plnění k oponentuře / při zpracování oponentury.
Náš přístup k projektům
Společnost Per Partes má přístup k řízení projektů postaven na principech kvality projektového řízení požadovaných normou ISO 10006 Směrnice pro management jakosti projektů, jejíž zásady jsou zakotveny v interní metodice ∇ PPM Řízení komplexních projektů. Metodika ∇ PPM Řízení komplexních projektů je zaměřena na řízení komplexních, multidisciplinárních a slabě strukturovaných projektů (complex, multidisciplinary & ill structured projects) v oblastech informačních a komunikačních technologií a rozsáhlých organizačních změn.Technika, kterou metodika ∇ PPM Řízení komplexních projektů přistupuje k řešení komplexních a slabě strukturovaných úloh, je postavena na principech dvou nových disciplín:
A. Knowledge Management (management znalostí).
V této oblasti se společnost Per Partes zařazuje mezi leadery (viz žurnály Per Partes) a hlásí se k procesnímu pojetí managementu znalostí postaveném na sběru, toku a diseminaci znalostí podél znalostně-intenzivních (knowledge-intensive) procesů.
B. Complexity Science (věda o komplexitě).
Per Partes vlastní unikátní přístupy k řešení rozsáhlých, komplexních, slabě strukturovaných nebo jinak složitých problémů.
Metodika ∇ PPM Řízení komplexních projektů propojuje projektové procesy, projektové cíle a projektové výstupy do systémové kostry projektového řízení.
Metodika se dělí na dvě submetodiky:a) Řízení projektových dodávek;
b) Řízení projektové součinnosti.
Řízení projektových dodávek
Pracovníci společnosti Per Partes se zapojují obvykle formou subdodávky hlavnímu dodavateli do projektů v roli projektového managera, nezávislého managera kvality nebo jako metodická podpora projektového managera dodavatele.
Řízení projektové součinnosti
V oblasti poskytování služeb řízení projektové součinnosti při implementace informačního systému rozlišujeme 3 úrovně možného zapojení do projektu:
- Koučování formou vedení.
- Koučování ve střední variantě.
- Koučování formou supervize.
Koučování formou vedení
Při malé zkušenosti týmu klienta s obdobnými projekty je vhodné zvolit koučování s vyšším stupněm zapojení pracovníků Per Partes. Tato forma má velmi blízko k outsourcingu řízení součinnosti na projektu.
Koučování ve střední variantě
Pro středně zkušený tým s obdobnými projekty jako je implementace informačního systému na straně klienta doporučujeme zvolit střední variantu balíku služeb koučování. Tato varianta již nepředstavuje ex post prováděné hodnocení, ale představuje metodické vedení pracovníků klienta při plnění součinnosti a současnou kontrolu plnění dodavatele formou supervize.
Koučování formou supervize
Supervize představuje minimální variantu provádění balíku služeb koučování. Obsahuje v minimálně nezbytném rozsahu provádění všech 10 základních služeb koučování identifikovaných jako klíčové faktory úspěchu projektu.
Procesní přístup k managementu projektů
Management projektu (projektové řízení) je mnohem účinnější, pokud jsou činnosti a zdroje řízeny jako proces. Z procesního řízení vychází jak mezinárodní metodiky (PM BoK od PMI, ICB od IPMA), tak i normy ISO.Definice procesu podle ISO 10006 (citace z normy):
„Proces je soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy.”
Přínosy procesního přístupu k managementu projektů
Řízení projektu (management projektu) je založeno na rozhodnutích a akcích (činnostech) na toto rozhodnutí navazujících. Vzhledem k tomu, že tato rozhodnutí musí probíhat v závislosti na postupu projektu, je přirozené navázat je na procesy probíhající na projektu. I když se jednotlivé metodiky liší v počtu a seskupování procesů, jsou jednotné v navázání procesů na životní cyklus projektu (resp. životní cyklus projektu berou do úvahy v managementu projektu). Mimo procesní přístup je možno při řízení projektů vycházet např. z cílů, kterých má být dosaženo, rizik, rozsahu / velikosti projektu, časového rámce, zkušeností účastníků projektu, přístupu ke zdrojům, historických zkušeností, úrovně projektového řízení v organizaci, oblasti nasazení projektu a typu nasazované aplikace.
Přínosy procesního přístupu:
- Projektový manager s projektovými týmy může určit, které procesy budou na projektu vykonávány a kým.
- Na procesy je možno jednoznačně stanovit požadavky na jejich vykonávání z pohledu dosažení plánovaných cílů projektu.
- Řídící procesy jsou standardizované, provázané a interaktivní a hodně procesů se během projektu opakuje případně reviduje tak, aby projekt probíhal v souladu s požadavky.
- Procesy a procesní skupiny slouží k přenášení znalostí a zkušeností během projektu a mezi projekty.
- Procesní přístup umožňuje lépe řídit využívání zdrojů a jejich sdílení s jinými projekty nebo činnostmi v organizaci.
Procesy a procesní skupiny
Jako základ všech procesů je použit PDCA /Plan-Do-Check-Act(Correct)/ cyklus. kdy výstupy z jedné části cyklu jsou vstupem do části další. Procesní skupiny na sebe navazují, plánovací procesy a výkonné procesy mohou být na projektu vykonávány vícekrát. Procesy kontroly a monitorování jsou prováděny v rámci celého projektu.
Procesy a procesní skupiny podle ISO 10006 (citace z normy):
„Procesy projektu jsou ty procesy, které jsou nezbytné pro řízení projektu, jakož i ty procesy, které jsou nezbytné k realizaci produktu projektu. Ne všechny procesy uváděné v této mezinárodní normě budou nutně uvedeny v konkrétním projektu.”
„Procesy jsou seskupeny podle jejich vzájemné podobnosti, například všechny procesy vztahující se k časovým lhůtám jsou zahrnuty do jedné skupiny. Je uvedeno jedenáct skupin procesů.”
Procesy zachycují průchod procesních činností přes úrovně projektového managementu. Procesy lze podle Per Partes seskupit do tří skupin a to na procesy řídící, produktové a kontrolní.
Mezi řídící procesy patří:
- řízení a komunikace
- plánování a řízení zdrojů
- financování
- smluvní management.
Mezi produktové procesy patří:
- navrhování a architektonické řízení
- řízení požadavků a změn.
Mezi kontrolní procesy patří:
- řízení kvality a rizik
- akceptační řízení.
Řízení a komunikace
Účel procesu
Účelem procesu řízení úkolů a komunikace je výkonný management úkolů a jejich plnění vč. zajištění informovanosti všech stran zúčastněných na projektu a to v rozsahu potřebném pro vykonávání projektových rolí.
Proces zahrnuje
- Pravidla schůzek projektových týmů.
- Úkolování na projektu a kontrola plnění.
- Hierarchii projektových týmů a předávání požadavků z nadřízeného do podřízeného projektového týmu.
- Předávání informací mezi členy projektových týmů.
- Reportování z podřízeného projektového týmu do týmu nadřízeného.
- Eskalační mechanismus.
Proces vyžaduje
- Definované projektové týmy.
- Definované role v týmech.
- Stanovené pravomoci a odpovědnosti každého člena týmu (každé role v týmu).
Plánování a řízení zdrojů
Účel procesu
Účelem plánování zdrojů je zajištění všech potřebných zdrojů pro dosažení účelu projektu cestou naplnění projektových cílů. Proces zahrnuje „identifikaci, odhad, časové plánování a přidělování všech příslušejících zdrojů“ (ISO 10006).
Proces zahrnuje
- Založení/iniciaci projektu.
- Stanovení projektových cílů a účelu projektu.
- Životní cyklus projektu.
- Harmonogram projektu.
- Plánování a řízení součinnosti.
- Organizační strukturu projektu.
- Řízení lidských zdrojů.
Proces vyžaduje
- Známý záměr projektu.
- Disponibilní zdroje, zejména lidské, které jsou schopny realizovat záměr.
Financování
Účel procesu
Účelem procesu je předvídat a řídit náklady projektu.
Proces zahrnuje
- Odhad nákladů.
- Sestavení rozpočtu.
- Sledování nákladů.
Proces vyžaduje
- Mít definovaný životní cyklus projektu.
- Znát podmínky realizace projektu (technické podmínky, požadované činnosti – strukturu rozdělení práce na projektu = míru poskytované součinnosti, provozní náklady, odhad ceny zboží a služeb).
- Brát do úvahy současné a minulé trendy v ekonomickém prostředí (inflaci, daně, kurz koruny ....).
Smluvní management
Účel procesu
Účelem smluvního managementu je konsistentní řízení smluvně-závazkových vztahů v průběhu celého projektu s cílem dosahování shody mezi smluvními a projektovými postupy.
Proces zahrnuje
- Výběr dodavatelů (včetně soutěží).
- Smluvní jednání s uzavíráním smluv popř. dodatků.
- Řízení smluvních závazků a jejich přenos do projektového plnění (vč. řízení součinnostních závazků) pomocí procesů Plánování a řízení zdrojů a Řízení a komunikace.
- Procesně a formálně správné provádění předání a převzetí projektového plnění (produktu) nebo jeho dílčí části pomocí procesu Akceptační řízení.
- Návaznost smluvních plateb prováděných procesem Financování na předání a převzetí.
- Řízení smluvních rizik pomocí procesu Řízení kvality a rizik.
Proces vyžaduje funkční procesy
- Akceptační řízení
- Financování
- Řízení kvality a rizik
- Plánování a řízení zdrojů
- Řízení a komunikace
- Navrhování a architektonické řízení
Navrhování a architektonické řízení
Účel procesu
Účelem navrhování a architektonického řízení je postupné upřesňování projektového výsledku (produktu) od vize přes vlastní návrh až po realizaci.
Proces zahrnuje
- Formulace očekávání (vize, záměru) produktu.
- Stanovení strategie postupného vytváření produktu do životního cyklu projektu.
- Zpracování a převádění požadavků na produkt do charakteristik produktu.
- Zpracování návrhů produktu a jejich verifikace.
- Vytvoření produktu popř. prototypu produktu a jeho validace.
Proces vyžaduje funkční procesy
- Plánování a řízení zdrojů
- Řízení požadavků a změn
- Akceptační řízení
- Řízení kvality a rizik
- Řízení požadavků a změn
Řízení požadavků a změn
Účel procesu
Řízení požadavků a změn je projektovým nástrojem sloužícím k převedení potřeb a očekávání zákazníka na dokumentované požadavky.
Proces zahrnuje
- Zjištění potřeb a očekávání zákazníka z hlediska produktu při iniciaci projektu.
- Identifikaci zákonných a omezujících aspektů a jejich převedení na požadavky.
- Identifikaci potřeb jiných zainteresovaných stran a jejich převedení na dokumentované požadavky po schválení zákazníkem.
- Průběžné zjišťování požadavků zákazníka během projektu.
- Identifikaci, hodnocení, schvalování, dokumentaci, uplatňování a sledování změn.
Proces vyžaduje
- Evidování a vyřizování požadavků zákazníka.
- Definované změnové řízení (nejlépe zakotvené ve smlouvě).
- Jasný rozsah (scope) projektu.
Řízení kvality a rizik
Účel procesu
Účelem řízení kvality a rizik je dosažení bezproblémového chodu projektu díky preventivním opatřením. Preventivní opatření umožňují zabránit vzniku nežádoucích situací, které by mohly ohrozit projekt.
Proces zahrnuje
- Proces zahrnuje řízení projektových rizik a řízení kvality na projektu ve smyslu ISO norem, tj. kontrolu kvality produktu dle ISO 9001a kvality projektu dle ISO 10006.
Proces vyžaduje
- Strategický plán projektu v podobě životního cyklu.
- Efektivita procesu je podmíněna pravomocí pro prosazení preventivních či nápravných opatření na projektu.
Akceptační řízení
Účel procesu
Účelem akceptace je získání závazného vyjádření ve smyslu zpětné vazby na rozpracovaný produkt (postupová část) nebo dokončený produkt (závěrečná akceptace). Akceptací se rozumí
- v širším slova smyslu: celý proces od předání po převzetí plnění
- v užším slova smyslu: výsledek převzetí (převzato=akceptováno).
Proces zahrnuje
- Předání a převzetí projektového plnění (produktu) nebo jeho dílčí části.
Z povahy věci má akceptační řízení transakční charakter – jedna strana předává, druhá předávanou část přezkoumává a poté převezme nebo nepřevezme. Dokud obě strany nedokončí svou část, není proces dokončen.
Proces vyžaduje
- Proces vyžaduje funkční oponovací a rozhodovací strukturu projektu. Formálně akceptuje obvykle sponzor se souhlasem řídícího výboru projektu nebo projektový manager zákazníka po projednání a se souhlasem řídícího výboru projektu. Častou chybou procesu je opomenutí definice osob, které se musí akceptace zúčastnit.
Management kvality
Pojem kvalitaKvalitou produktu se rozumí dosažení shody produktu jako výsledku projektu se stanovenými a v průběhu projektu zpracovanými požadavky zainteresovaných stran včetně požadavků technických norem a standardů či zvyklostí v daném oboru.
Kvalitou projektu se rozumí kvalifikované provádění projektových činností ve shodě s požadavky dobré praxe projektového řízení.
Pozn. ISO 10006 dává návod na takovou dobrou praxi.
Zainteresované strany
Mezi zainteresované strany patří:
- majitelé projektu (např. organizace zadávající projekt)
- zákazníci (produktu projektu a uživatelé produktu projektu)
- partneři (např. ve společných projektech)
- investoři (např. peněžní ústav)
- dodavatelé nebo subdodavatelé (např. organizace dodávající produkty projektové organizaci)
- společnost
- interní zaměstnanci (např. členové projektové organizace).
Systém managementu kvality
Aby bylo dosaženo cílů projektu, je nezbytné řídit procesy projektu v rámci systému managementu kvality. Systémem managementu kvality projektu se rozumí podle normy ISO 10006 management kvality projektu v systému řízených projektových procesů, které jsou jasně vymezeny, plánovány, vzájemně propojeny a navzájem závislé.
Plán managementu kvality projektu
V rámci plánováni kvality je nezbytné se zaměřit jak na kvalitu procesů, tak produktů, aby byly splněny cíle projektu. Norma ISO 10006 vyžaduje zpracování plánu kvality na projektu. Plán kvality je dokument, který stanovuje cíle kvality na projektu (CO), postupy (JAK) a zdroje (KDO) pro management projektové kvality.Postup Per Partes pro vytváření Plánu kvality projektu
Plán kvality projektu je postaven kolem správně stanovených cílů kvality. Pro správné stanovení cílů kvality se ukazuje jako nejúčinnější vycházet z cílů projektu a rizik nedosažení cílů projektu.
Deset postupových kroků vytváření plánu kvality projektu:
1. Cíle projektu.
(vstup Business Case)
2. Rizika nedosažení cílů projektu (předpoklady dosažení cílů projektu).
(vstup znalosti z obdobných projektů)
3. Cíle kvality směřované do nejvíce rizikových míst projektu (vztaženy na produkt / proces tj. progres).
(vstup rozhodnutí o uplatněných standardech jakosti / ISO 9004/ ISO 10006)
4. Měřítka dosažení cílů kvality.
5. Kontrolní body kvality.
(vstup životní cyklus projektu)
6. Zpětná vazba na 2. Rizika. Jaká další rizika vyplývají ze zvoleného životního cyklu?
7. Zpětná vazba na 3. Cíle kvality. Prosazují cíle kvality 8 zásad managementu kvality normy ISO 10006 / ISO 9000?
8. Postupy přezkoumání cílů kvality v kontrolních bodech kvality. Odkaz na postupy okamžité nápravy, nápravná a preventivní opatření.
9. Kdo provede přezkoumání kvality.
10. Zdroje potřebné pro přezkoumání kvality.